Utrata ważnych dokumentów zawsze wiąże się ze stresem. Szczególnie, gdy dotyczy to dokumentacji potwierdzającej prawo własności do najcenniejszej często inwestycji w życiu, jaką jest nieruchomość. Wizja skomplikowanych procedur i potencjalnych problemów prawnych może przytłaczać. Co jednak w sytuacji, gdy zaginął akt notarialny zakupu mieszkania, domu lub działki?
Zgubiony akt notarialny – czy to powód do paniki?
Pierwszą i najważniejszą informacją, którą należy przyswoić, jest fakt, że dokument, który przechowujemy w domu, nie jest jedynym egzemplarzem umowy. W rzeczywistości nie jest to nawet oryginał. Zgodnie z polskim prawem, oryginały aktów notarialnych nigdy nie opuszczają kancelarii notarialnej, w której zostały sporządzone.
Jak stanowi art. 95 § 1. ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie: „Oryginały aktów notarialnych nie mogą być wydawane poza miejsce ich przechowywania”.
Dokument, który otrzymują strony czynności prawnej (np. kupujący i sprzedający), to odpis aktu notarialnego (nazywany również wypisem). Posiada on taką samą moc prawną jak oryginał, co potwierdza art. 109 wspomnianej ustawy: „Wypis ma moc prawną oryginału”. Oznacza to, że zgubienie lub zniszczenie posiadanego egzemplarza nie powoduje utraty prawa własności ani nie unieważnia zawartej umowy. Oryginał jest bezpiecznie przechowywany przez notariusza, a następnie w archiwum państwowym. Problem, z którym się mierzymy, ma zatem charakter czysto techniczny i jest w pełni odwracalny.
Jak odzyskać akt notarialny, czyli procedura krok po kroku
Odzyskanie dokumentu potwierdzającego nasze prawa do nieruchomości jest procedurą stosunkowo prostą, która sprowadza się do złożenia odpowiedniego wniosku we właściwym miejscu. Kluczowe jest ustalenie, gdzie obecnie przechowywany jest oryginał naszego dokumentu. Cały proces można zamknąć w trzech podstawowych krokach.
Krok 1: Ustalenie kluczowych informacji
Zanim złożymy wniosek o wypis aktu notarialnego, musimy zebrać kilka podstawowych danych dotyczących samego dokumentu:
- Imię i nazwisko notariusza, który sporządzał akt.
- Adres kancelarii notarialnej.
- Dokładna lub przybliżona data sporządzenia aktu.
- Numer repertorium A, pod którym akt został zapisany (jeśli go pamiętamy lub mamy gdzieś zanotowany).
Co zrobić, jeśli nie pamiętamy tych danych? Najprostszym rozwiązaniem jest sprawdzenie elektronicznej księgi wieczystej naszej nieruchomości. W dziale II księgi, gdzie wpisany jest właściciel, znajduje się również podstawa nabycia. Będzie tam wskazany zarówno notariusz, data, jak i numer repertorium aktu notarialnego, który stanowił podstawę wpisu.
Krok 2: Weryfikacja miejsca przechowywania oryginału
To kluczowy etap, od którego zależy, gdzie powinniśmy skierować nasze kroki. Zgodnie z przepisami, notariusz ma obowiązek przechowywać oryginały aktów notarialnych w swojej kancelarii przez okres 10 lat od daty ich sporządzenia. Po upływie tego terminu dokumenty przekazywane są do archiwum właściwego sądu rejonowego, a konkretnie do wydziału ksiąg wieczystych.
Krok 3: Złożenie wniosku
Gdy już wiemy, gdzie znajduje się oryginał, możemy złożyć wniosek o wydanie kolejnego odpisu. Należy pamiętać, że nie każdy może uzyskać taki dokument. Prawo do tego mają wyłącznie osoby uprawnione, co reguluje art. 110 § 1. Prawa o notariacie. Wypisy aktu notarialnego wydaje się stronom czynności lub osobom, dla których zastrzeżono w akcie prawo otrzymania wypisu, a także ich następcom prawnym (np. spadkobiercom).
Gdzie uzyskać odpis aktu notarialnego? Dwie możliwe ścieżki
W zależności od tego, ile czasu minęło od sporządzenia umowy, nasz wniosek musimy skierować do jednej z dwóch instytucji.
Scenariusz 1: Od sporządzenia aktu nie minęło 10 lat
Jeżeli od dnia podpisania umowy kupna-sprzedaży nie upłynęła jeszcze dekada, sprawa jest bardzo prosta. Należy udać się do tej samej kancelarii notarialnej, w której dokument został pierwotnie sporządzony. Po wylegitymowaniu się i złożeniu krótkiego, pisemnego wniosku, notariusz lub pracownik kancelarii przygotuje dla nas kolejny odpis.
A co w sytuacji, gdy notariusz zakończył działalność lub przeszedł na emeryturę? Bez obaw – dokumentacja prowadzona przez niego została przekazana innemu notariuszowi lub jest przechowywana przez Radę Izby Notarialnej, która wskaże nam, gdzie należy się zgłosić.
Scenariusz 2: Od sporządzenia aktu minęło ponad 10 lat
Gdy zaginął akt notarialny starszy niż 10 lat, jego oryginał znajduje się już w archiwum państwowym. Należy wówczas skierować się do archiwum wydziału ksiąg wieczystych sądu rejonowego właściwego dla siedziby kancelarii notarialnej, która sporządzała akt. Procedura jest analogiczna – składamy wniosek o wydanie odpisu, uiszczamy opłatę i po pewnym czasie (zazwyczaj dłuższym niż w kancelarii) otrzymujemy dokument.
Ile kosztuje wydanie wypisu aktu notarialnego?
Uzyskanie kolejnego odpisu aktu notarialnego jest czynnością odpłatną, jednak jej koszt nie jest wysoki. Maksymalne stawki reguluje Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej. Zgodnie z jego § 12, maksymalna stawka za sporządzenie wypisu, odpisu lub wyciągu z akt notarialnych lub innego dokumentu z repertorium wynosi 6 zł + VAT (23%) za każdą rozpoczętą stronę. Ostateczny koszt zależy więc wyłącznie od objętości naszego aktu notarialnego. W praktyce opłata za kilkunastostronicową umowę rzadko przekracza 100-150 zł.
Brak aktu notarialnego a sprzedaż nieruchomości – czy transakcja jest zagrożona?
To jedno z najczęstszych pytań, jakie zadają sobie osoby, które planują sprzedaż nieruchomości, a nie mogą zlokalizować swojego egzemplarza umowy. Czy brak aktu notarialnego a sprzedaż wzajemnie się wykluczają? Zdecydowanie nie.
Dla notariusza sporządzającego nową umowę sprzedaży kluczowe jest potwierdzenie prawa własności zbywcy do nieruchomości. Podstawowym i najważniejszym dowodem jest prawomocny wpis w dziale II księgi wieczystej. Notariusz zawsze weryfikuje treść księgi bezpośrednio przed transakcją. Oczywiście, będzie on również wymagał okazania aktu notarialnego stanowiącego podstawę nabycia. Jeśli go nie posiadamy, wystarczy, że przed umówionym terminem transakcji uzyskamy jego odpis, stosując się do opisanych wyżej procedur. Utrata dokumentu może co najwyżej nieznacznie wydłużyć proces przygotowania do sprzedaży, ale w żaden sposób go nie blokuje ani nie zagraża jego ważności.
Podsumowując, jeśli zorientujesz się, że zaginął akt notarialny Twojej nieruchomości, zachowaj spokój. Twój oryginał jest bezpieczny, a prawo własności niezagrożone. Procedura uzyskania wtórnika jest prosta, szybka i niedroga, a całą sprawę można załatwić w ciągu kilku dni.